Strukturierte Einführung – nachvollziehbar und planbar
Digitalisierungsprojekte werden in klar definierten Schritten umgesetzt – angepasst an bestehende Strukturen und Ressourcen.
Flexibel in der Ausprägung – strukturiert im Vorgehen
Unterschiedliche Ausgangssituationen, Systeme und Rahmenbedingungen erfordern eine flexible, aber strukturierte Vorgehensweise. Ziel ist es, Projekte kontrolliert umzusetzen und Risiken frühzeitig zu erkennen.
- Schrittweises Vorgehen
- Transparente Abstimmung
- Orientierung an bestehenden Prozessen
- Realistische Planung
Bewährte Phasen – je Kommune angepasst
Der konkrete Ablauf wird an die jeweilige Kommune angepasst. In der Praxis haben sich folgende Phasen bewährt.
1. Analyse der Ausgangssituation
Gemeinsames Verständnis der Ausgangslage: Prozesse, Systeme/Datenquellen, organisatorische Rahmenbedingungen, Anforderungen der Fachbereiche.
2. Strukturierung und Konzeption
Belastbare Grundlage für die Umsetzung: zukünftige Abläufe, Systemgrenzen/Schnittstellen, Priorisierung, Abstimmung mit Fachbereichen und IT.
3. Konfiguration und Entwicklung
Umsetzung der Lösung: Konfiguration von Software, individuelle Erweiterungen, Schnittstellen, Vorbereitung von Datenstrukturen – in enger Abstimmung.
4. Datenübernahme und Integration
Daten bereinigen/strukturieren, Migration aus Systemen oder Listen, Integration in neue oder bestehende Lösungen – konsistente Datenbasis.
5. Schulung und Vorbereitung des Betriebs
Mitarbeitende einbinden: Schulung, Rollen/Zuständigkeiten abstimmen, organisatorische Abläufe vorbereiten.
6. Go-Live und begleiteter Start
Kontrollierter Übergang in den Betrieb: Startzeitpunkt, Begleitung der Anfangsphase, Unterstützung bei Fragen/Anpassungen.
7. Betrieb und Weiterentwicklung
Langfristig tragfähig: Unterstützung im Betrieb, Anpassungen, Weiterentwicklung, Integration weiterer Funktionen/Systeme.
Realistisch planen – keine verkürzten Projektversprechen
Der Zeitrahmen hängt von Umfang, Prozesskomplexität, Systemanzahl und Ressourcenverfügbarkeit ab.
Einflussfaktoren
- Umfang des Projekts
- Komplexität der bestehenden Prozesse
- Anzahl der beteiligten Systeme
- Verfügbarkeit von Ressourcen in der Kommune
Erwartungsmanagement
Erste produktive Ergebnisse sind oft in einem überschaubaren Zeitraum möglich – wichtig ist die schrittweise Umsetzung.
Gemeinsam umsetzen – Zuständigkeiten klar
Kommunalwerk Digital strukturiert und koordiniert die Umsetzung. Organisatorische Entscheidungen bleiben bei der Kommune.
Typische Beteiligte
- Fachbereiche (z. B. Abgaben, Tourismus)
- Kommunale IT
- Ggf. Rechenzentren
- Externe Partner oder Systemanbieter
Kommunalwerk Digital übernimmt
- Strukturierung des Projekts
- Koordination der Umsetzung
- Technische und fachliche Unterstützung
Nicht jedes Projekt beginnt gleich
Der Einstieg wird an die jeweilige Situation angepasst – je nach Ziel, Datenlage und Systemumfeld.
Konkretes Fachprojekt (z. B. Tourismusabgabe)
Prozessanalyse
Integrationsvorhaben
Pilotprojekt in einem Teilbereich
Steuerbar bleiben – für alle Beteiligten
Ein zentraler Bestandteil ist Transparenz: klare Struktur, nachvollziehbare Schritte und regelmäßige Abstimmung.
- Klare Projektstruktur
- Nachvollziehbare Schritte
- Regelmäßige Abstimmung
- Transparente Aufwands- und Zeitplanung
Ausgangssituation verstehen, Vorgehen einordnen
Im ersten Gespräch klären wir, ob und in welchem Umfang ein Projekt sinnvoll ist, welche nächsten Schritte realistisch sind und wie ein Einstieg aussehen kann.
- Strukturierte und planbare Umsetzung
- Reduzierung von Projektrisiken
- Klare Abstimmung zwischen Beteiligten
- Schrittweise Einführung statt „Big Bang“
- Nachhaltige und betreibbare Ergebnisse
Vertrauenselemente
Woran der Ablauf erkennbar ist:
- Klar definierte Projektphasen
- Realistische Planung ohne Überversprechen
- Enge Abstimmung mit Kommune und IT
- Transparente Kommunikation
- Fokus auf langfristigen Betrieb
Häufige Fragen – klare Einordnung
„Das klingt nach einem großen Projekt.“
Projekte können in kleinen, klar abgegrenzten Schritten gestartet werden.
„Wir haben keine Kapazitäten.“
Der Ablauf wird an die verfügbaren Ressourcen angepasst.
„Wir haben schlechte Erfahrungen mit Projekten gemacht.“
Die strukturierte und transparente Vorgehensweise reduziert typische Projektrisiken.
„Das dauert zu lange.“
Erste Ergebnisse sind oft früh sichtbar – die Umsetzung erfolgt schrittweise.
Kurze Antworten, ohne Umwege
Wie lange dauert ein Projekt?
Das hängt vom Umfang ab. Kleinere Projekte können deutlich schneller umgesetzt werden als umfassende Vorhaben.
Müssen alle Systeme gleichzeitig umgestellt werden?
Nein, die Umsetzung erfolgt schrittweise.
Wer übernimmt die Projektleitung?
Die Projektstruktur wird gemeinsam abgestimmt. Kommunalwerk Digital unterstützt in der Koordination.
Wie werden Mitarbeitende eingebunden?
Durch Schulungen und abgestimmte Einführungsschritte.